Dashflow — sprzedaż, wydatki, gotówka, pracownicy i operacje wielu punktów.

Dashflow jako system operacyjny firmy

Dashflow to webowy system operacyjny dla firm prowadzących jeden lub wiele punktów. Zamiast trzymać sprzedaż, koszty, gotówkę, pracowników i rozliczenia w osobnych arkuszach, system łączy je w jednej strukturze.

Architektura jest przygotowana na wiele niezależnych firm w jednej instalacji oraz wiele sklepów/lokali w każdej firmie. Użytkownik działa w kontekście wybranej firmy, a dane operacyjne są wiązane z firmą i — tam gdzie ma to sens — z konkretnym punktem.

Role użytkowników i dostęp do punktów

System rozdziela uprawnienia według roli oraz przypisania do punktu. W kodzie aplikacji występują role właściciela, administratora, księgowości, managera oraz personelu zgłaszającego dane operacyjne.

Przypisania do sklepów mają dodatkowo poziom dostępu admin lub staff, co pozwala ograniczyć użytkownika do konkretnych lokalizacji.

Sprzedaż, kanały i prowizje

Sprzedaż jest rejestrowana według daty biznesowej, punktu, zmiany i kanału sprzedaży. Kanały są konfigurowalne i mogą reprezentować kasę fiskalną, bank/kartę, marketplace'y lub inne źródła.

Dashboard oblicza m.in. przychód, sprzedaż bankową, sprzedaż fiskalną, różnicę fiskalną, prowizje platform oraz sprzedaż według kanałów.

Wydatki sklepu i firmy

Dashflow odróżnia wydatki punktu od wydatków firmy. Kategorie wydatków są konfigurowalne i mają zakres, dzięki czemu można ustalić, czy dana kategoria ma być rejestrowana jako koszt konkretnego sklepu, czy całej firmy.

• kategorie wydatków i możliwość zmiany ich zakresu,
• aktywny wybór metody płatności przy wprowadzaniu wydatku,
• edycja i usuwanie zapisów przez uprawnione role,
• wydatki cykliczne/miesięczne,
• widok ostatniego wydatku i sum dla użytkownika punktu,
• uwzględnianie wydatków w dashboardzie i wyniku operacyjnym.

Gotówka i zamknięcie zmiany

Moduł gotówki buduje kontrolowany przepływ pomiędzy otwarciem zmiany a jej zamknięciem. Zamiast pokazywać wyłącznie kwotę wpisaną ręcznie, system wylicza oczekiwaną gotówkę na podstawie zdarzeń zarejestrowanych w systemie i porównuje ją ze stanem faktycznym.

To pozwala śledzić nie tylko „ile jest w kasie”, ale ile powinno być według sprzedaży i rozchodów.

Pracownicy, godziny pracy i stawki

Pracownicy są utrzymywani na poziomie firmy, dzięki czemu ta sama osoba może pracować w różnych lokalizacjach. System obsługuje aktywację/dezaktywację pracownika oraz edycję jego nazwy.

• rejestracja startu, końca i przerwy,
• obsługa zmian przechodzących przez północ,
• lista pracowników pracujących w wybranym dniu,
• historyczne stawki godzinowe z datą obowiązywania,
• wyliczenie przepracowanych minut/godzin,
• powiązanie godzin z punktem i datą biznesową.

Stawka jest wybierana według daty obowiązywania, dzięki czemu późniejsza zmiana wynagrodzenia nie powinna automatycznie zmieniać kalkulacji wcześniejszych okresów.

Rozliczenia pracowników i payroll

Moduł rozliczeń zestawia czas pracy i odpowiednią stawkę z płatnościami dotyczącymi pracownika. System posiada miesięczne zestawienia, szczegóły pracownika, osobny widok osób nieaktywnych oraz podsumowania roczne.

Płatności mogą reprezentować różne rodzaje zdarzeń rozliczeniowych — w tym wypłaty, zaliczki/bonusy oraz potrącenia. Dashboard uwzględnia te wartości w analizie kosztów operacyjnych.

Punkty, zmiany i konfiguracja działalności

Każda firma może posiadać wiele punktów. Dla punktu można definiować aktywne zmiany, przypisywać użytkowników i kontrolować, czy firma w danym momencie może tworzyć nowe sklepy.

• tworzenie i edycja punktów,
• konfigurowalne numery/definicje zmian,
• aktywowanie i wyłączanie zmian bez niszczenia historii,
• przypisania użytkowników do konkretnego punktu,
• rola admin/staff na poziomie przypisania,
• firmowa blokada tworzenia nowych punktów.

Historyczna zmiana użyta przez dane finansowe nie jest usuwana w sposób, który zepsułby raporty — może zostać wyłączona dla nowych wpisów.

Transfery magazynowe pomiędzy punktami

Dashflow zawiera lekki moduł pozycji magazynowych i transferów między lokalizacjami. Transfer ma sklep źródłowy, sklep docelowy, datę biznesową, komentarz i listę pozycji.

Przepływ statusu obejmuje sent, received i cancelled. Po odebraniu transferu zapisywana jest informacja o zatwierdzeniu i czasie odbioru. Zakończonego transferu nie można później dowolnie przepisywać.

Dashboard, raporty i eksport

Dashboard łączy dane z wielu modułów, aby pokazać wynik operacyjny firmy lub wybranego punktu. W miesięcznym podsumowaniu system kalkuluje m.in.:

• przychód, sprzedaż bankową i fiskalną,
• różnicę fiskalną,
• prowizje według kanałów sprzedaży,
• wydatki sklepowe i firmowe,
• przepracowane godziny,
• płatności pracownicze,
• wynik/netto operacyjne według przyjętego modelu,
• sprzedaż według kanałów i dzienny trend,
• dane gotówkowe: otwarcie, oczekiwane zamknięcie, faktyczne zamknięcie i różnica.

System ma również raport dzienny oraz eksport dashboardu do arkusza XLS.

Ustawienia biznesowe

W panelu ustawień właściciel/administrator może utrzymywać elementy wykorzystywane później w danych operacyjnych.

Bezpieczeństwo, audyt i odpowiedzialność

Aplikacja posiada logowanie, ograniczanie częstotliwości prób logowania i operacji personelu, separację kontekstu firmy oraz kontrolę roli na trasach. Istnieje również rejestr audytowy wykorzystywany do śledzenia zmian biznesowych.

Dokumentacja projektu przewiduje m.in. HTTPS, bezpieczne cookie sesji, przechowywanie sekretów poza kodem, ograniczenie uprawnień bazy danych, backupy, testy odtworzeniowe i monitorowanie zdarzeń takich jak powtarzające się nieudane logowania, błędy serwera czy nietypowe korekty finansowe.

Licencje firm i model SaaS

Dashflow zawiera mechanizm licencjonowania na poziomie firmy. Licencja może posiadać dzień rozpoczęcia i dzień wygaśnięcia, a dostęp do ekranów firmy jest sprawdzany według jej strefy czasowej.

• ustawienie początkowego okresu licencji,
• przedłużenie o dowolną liczbę miesięcy, lat lub dni,
• przedłużenie do konkretnej daty,
• zachowanie niewykorzystanego okresu przy wcześniejszym odnowieniu,
• blokada dostępu po wygaśnięciu bez usuwania danych,
• przywrócenie dostępu po przedłużeniu,
• rejestrowanie zmian licencji w audycie.

Administracja licencją jest celowo utrzymywana po stronie serwera/administratora platformy, a nie w panelu klienta.

Dla jakich firm Dashflow jest przydatny

Najwięcej wartości Dashflow daje firmom, które mają kilka lokalizacji, zmiany pracowników i codzienny przepływ sprzedaży/gotówki. Przykładowo gastronomia, mały retail lub sieć usługowa, w której właściciel potrzebuje jednego widoku zamiast osobnych arkuszy od każdego punktu.